Se clasifica como correspondencia interna:
La Sede Administrativa: Cada dependencia que se encuentra dentro de ésta.
Primero de Mayo: Cada dependencia que se encuentra dentro de ésta.
Hospital Cañaveralejo: Cada dependencia que quede dentro de éste y el puesto de salud de San Pascual
Centro de Salud de Terrón Colorado: Cada dependencia que quede dentro de éste y los Puestos de Salud de Bellavista, Vistahermosa, Piloto y la Paz.
Centro de Salud de Siloè: Cada dependencia que quede dentro de éste y los puestos de salud de la Estrella, Brisas de Mayo, Sultana y Sirena.
Centro de Salud Meléndez: Cada dependencia que quede dentro de éste y los puestos de salud de Nápoles, Lourdes, Alto Nápoles y Polvorines.
Centro de Salud de la Buitrera: Cada dependencia que quede dentro de éste y los puestos de salud de Pance, Vorágine, Cascajal, Villa Carmelo, y Hormiguero, Felidia, Saladito, La Leonera, los Andes, Pichindé y Peñas Blancas
Centro de Salud de Montebello: Golondrinas, la Elvira, la Castilla, la Paz
El Proceso de envío de correspondencia interna debe ser realizado por los responsables de cada dependencia; para dar por recibido cualquier comunicación debe colocarse la fecha y hora, nombre claro y firma de quien recibe. Igualmente depositar los datos en la planilla de documentos internos.
martes, 1 de julio de 2008
GUIA 2
OFICINA DE CORRESPONDENCIA
INTRODUCCIÓN
La Red de Salud de Ladera ESE, Por delegación del Estado y debidamente facultada por la Ley, contribuye al bienestar general, al mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos y al desarrollo de la ciudad. Los servicios que presta la Red resultan vitales para la propia supervivencia de la comunidad y al avance de los niveles de bienestar de gran parte de la población caleña. Es comprensible entonces, la necesidad de mantener confianza en la información institucional y lograr la excelencia en la administración y la gestión.
Por la importante labor que desarrolla la Red para el municipio, es necesario que todas sus actividades queden soportadas en documentos, los cuales conformarán la memoria Institucional y nacional en el área de la salud pública.
En este sentido, los archivos son parte fundamental de los recursos informáticos definidos por la Ley que contribuyen a la eficacia, eficiencia, secuencia y transparencia en la información, en el servicio al ciudadano para garantizar los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución. Tales mandatos se derivan de la naturaleza misma de los documentos, que como lenguaje natural de la administración, por los datos y referencias que contienen y por el valor probatorio que les concede la Ley, se toman en el apoyo imprescindible para la toma de decisiones administrativas. Además, los documentos son testimonio fundamental en la rendición de cuentas y el escrutinio social, garantía de la transparencia de la gestión y facilitadores de la participación ciudadana, son susceptibles de constituirse parte de la memoria cultural del país y que por mandato y compromiso ético, es obligación proteger y conservar como el más preciado bien de la empresa.
De lo anterior se concluye que una parte fundamental del Sistema de Información de la empresa, es el Programa de Gestión Documental encargado de administrar todas las comunicaciones y documentos que se generan en desarrollo de las actividades de la empresa. Además, integra el trabajo de personal de diferentes áreas que elaboran y conservan, de acuerdo a lo establecido, los mensajes dentro del proceso de comunicación interna y externa.
La responsabilidad de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información y documentos de archivo, así como de su organización y conservación y la prestación de los servicios archivísticos corresponde a la Gerencia y a los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, de acuerdo con el Articulo 16 de la ley 594 de 2000.
Es igualmente responsabilidad de los funcionarios de archivo trabajar con sujeción a los más rigurosos principios de ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente a lo previsto en su artículo 15, y a las leyes y disposiciones que regulen su labor.
Por la importancia que tiene el Programa de Gestión Documental para la empresa, ya que se constituye en la memoria Institucional, se elaboró el presente Manual de Archivo y Correspondencia, con el cual se pretende brindar una herramienta de gestión a los responsables del manejo del archivo y la correspondencia en toda la entidad y facilitar la implementación de la Tabla de Retención Documental.
1. ESTRUCTURA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
En la Red de Salud Ladera la estructura del archivo es la siguiente: Gerencia, Comité de Archivo, Jefe de Archivo y Auxiliares de Archivo.
Comité de Archivo
Creado como órgano asesor de la Gerencia mediante Acuerdo 012 del 22 de diciembre de 2004, de acuerdo con lo establecido por el Archivo General de la Nación en el Acuerdo 12 del 18 octubre de 1995, y que cumple las siguientes funciones:
Formular las políticas para el manejo, operación, sistematización, conservación, salvaguarda, archivo y disposición de la información archivística relacionada con: el sistema de información archivístico, la expedición del documento y el flujo del documento, los métodos y procedimientos de archivo del documento, el tiempo de conservación del documento, las clases de archivo, la conservación del documento, los mecanismos de consulta y acceso a la información que éste contiene y la depuración y eliminación del documento.
Capacitar y promover las normas y programas de gestión documental, de acuerdo con lo establecido en el artículo 21 de la Ley 594 del 4 de julio de 2000 y demás normas concordante con la materia.
Hacer seguimiento del cumplimiento de las normas de manejo y conservación de la información archivística y de correspondencia en cada una de las dependencias, cuyos responsables deberán hacer cumplir las decisiones adoptadas por el Comité.
Sugerir a la Gerencia los programas de gestión documental a través de los cuales se hará el diagnóstico del sistema archivístico y de correspondencia como soporte de las decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
Proyectar y aprobar las actas de modificación de la Tabla de Retención Documental, TRD, para la Institución las veces que sean requeridas.
Recomendar, cuando así sea necesario, la contratación de asesores o consultores que se requieran en desarrollo de las políticas y programas diseñados por el Comité.
Proyectar para la firma del Gerente los actos administrativos relacionados con el establecimiento y regulación del sistema archivístico para la empresa.
Definir su reglamento interno. El Comité debe tener por lo menos una reunión ordinaria bimensual, la cual deberá ser convocada por el secretario técnico del Comité, y podrá tener reuniones extraordinarias siempre que así sea necesario y lo determine el Comité por convocatoria del secretario técnico.
Las demás que le defina el Gerente y la Ley o sus reglamentos.
Proponer y coordinar la capacitación e inducción del personal de la entidad con relación a la implementación de la Tabla de Retención Documental de acuerdo a lo definido por el Comité de Archivo.
Hacer las sugerencias ante el Comité de Archivo con relación a lo observado en la ejecución de las tareas.
Acompañar a las diferentes áreas de la entidad en la implementación de la Tabla de Retención Documental.
Canalizar las inquietudes de los usuarios del Sistema de Archivístico ante el Comité de Archivo y presentar las posibles soluciones para la aprobación ante el mismo.
Extractar la información necesaria en cada área en que se implante la Tabla de Retención Documental para que se tenga en cuenta en la elaboración del Manual de Archivo por parte del Comité de Archivo de la entidad.
INTRODUCCIÓN
La Red de Salud de Ladera ESE, Por delegación del Estado y debidamente facultada por la Ley, contribuye al bienestar general, al mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos y al desarrollo de la ciudad. Los servicios que presta la Red resultan vitales para la propia supervivencia de la comunidad y al avance de los niveles de bienestar de gran parte de la población caleña. Es comprensible entonces, la necesidad de mantener confianza en la información institucional y lograr la excelencia en la administración y la gestión.
Por la importante labor que desarrolla la Red para el municipio, es necesario que todas sus actividades queden soportadas en documentos, los cuales conformarán la memoria Institucional y nacional en el área de la salud pública.
En este sentido, los archivos son parte fundamental de los recursos informáticos definidos por la Ley que contribuyen a la eficacia, eficiencia, secuencia y transparencia en la información, en el servicio al ciudadano para garantizar los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución. Tales mandatos se derivan de la naturaleza misma de los documentos, que como lenguaje natural de la administración, por los datos y referencias que contienen y por el valor probatorio que les concede la Ley, se toman en el apoyo imprescindible para la toma de decisiones administrativas. Además, los documentos son testimonio fundamental en la rendición de cuentas y el escrutinio social, garantía de la transparencia de la gestión y facilitadores de la participación ciudadana, son susceptibles de constituirse parte de la memoria cultural del país y que por mandato y compromiso ético, es obligación proteger y conservar como el más preciado bien de la empresa.
De lo anterior se concluye que una parte fundamental del Sistema de Información de la empresa, es el Programa de Gestión Documental encargado de administrar todas las comunicaciones y documentos que se generan en desarrollo de las actividades de la empresa. Además, integra el trabajo de personal de diferentes áreas que elaboran y conservan, de acuerdo a lo establecido, los mensajes dentro del proceso de comunicación interna y externa.
La responsabilidad de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información y documentos de archivo, así como de su organización y conservación y la prestación de los servicios archivísticos corresponde a la Gerencia y a los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, de acuerdo con el Articulo 16 de la ley 594 de 2000.
Es igualmente responsabilidad de los funcionarios de archivo trabajar con sujeción a los más rigurosos principios de ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente a lo previsto en su artículo 15, y a las leyes y disposiciones que regulen su labor.
Por la importancia que tiene el Programa de Gestión Documental para la empresa, ya que se constituye en la memoria Institucional, se elaboró el presente Manual de Archivo y Correspondencia, con el cual se pretende brindar una herramienta de gestión a los responsables del manejo del archivo y la correspondencia en toda la entidad y facilitar la implementación de la Tabla de Retención Documental.
1. ESTRUCTURA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
En la Red de Salud Ladera la estructura del archivo es la siguiente: Gerencia, Comité de Archivo, Jefe de Archivo y Auxiliares de Archivo.
Comité de Archivo
Creado como órgano asesor de la Gerencia mediante Acuerdo 012 del 22 de diciembre de 2004, de acuerdo con lo establecido por el Archivo General de la Nación en el Acuerdo 12 del 18 octubre de 1995, y que cumple las siguientes funciones:
Formular las políticas para el manejo, operación, sistematización, conservación, salvaguarda, archivo y disposición de la información archivística relacionada con: el sistema de información archivístico, la expedición del documento y el flujo del documento, los métodos y procedimientos de archivo del documento, el tiempo de conservación del documento, las clases de archivo, la conservación del documento, los mecanismos de consulta y acceso a la información que éste contiene y la depuración y eliminación del documento.
Capacitar y promover las normas y programas de gestión documental, de acuerdo con lo establecido en el artículo 21 de la Ley 594 del 4 de julio de 2000 y demás normas concordante con la materia.
Hacer seguimiento del cumplimiento de las normas de manejo y conservación de la información archivística y de correspondencia en cada una de las dependencias, cuyos responsables deberán hacer cumplir las decisiones adoptadas por el Comité.
Sugerir a la Gerencia los programas de gestión documental a través de los cuales se hará el diagnóstico del sistema archivístico y de correspondencia como soporte de las decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
Proyectar y aprobar las actas de modificación de la Tabla de Retención Documental, TRD, para la Institución las veces que sean requeridas.
Recomendar, cuando así sea necesario, la contratación de asesores o consultores que se requieran en desarrollo de las políticas y programas diseñados por el Comité.
Proyectar para la firma del Gerente los actos administrativos relacionados con el establecimiento y regulación del sistema archivístico para la empresa.
Definir su reglamento interno. El Comité debe tener por lo menos una reunión ordinaria bimensual, la cual deberá ser convocada por el secretario técnico del Comité, y podrá tener reuniones extraordinarias siempre que así sea necesario y lo determine el Comité por convocatoria del secretario técnico.
Las demás que le defina el Gerente y la Ley o sus reglamentos.
Proponer y coordinar la capacitación e inducción del personal de la entidad con relación a la implementación de la Tabla de Retención Documental de acuerdo a lo definido por el Comité de Archivo.
Hacer las sugerencias ante el Comité de Archivo con relación a lo observado en la ejecución de las tareas.
Acompañar a las diferentes áreas de la entidad en la implementación de la Tabla de Retención Documental.
Canalizar las inquietudes de los usuarios del Sistema de Archivístico ante el Comité de Archivo y presentar las posibles soluciones para la aprobación ante el mismo.
Extractar la información necesaria en cada área en que se implante la Tabla de Retención Documental para que se tenga en cuenta en la elaboración del Manual de Archivo por parte del Comité de Archivo de la entidad.
Las funciones de correspondencia
Se relacionan con el manejo y distribución interna y externa de los documentos recibidos o generados por la empresa y la administración del sistema de correo. Para el cumplimiento de estas funciones es necesario tener en cuenta lo siguiente:
Conocer las actividades de la empresa, los servicios que presta y los funcionarios encargados de dar trámite a los diferentes asuntos a fin de realizar la correcta distribución de la correspondencia, incluso cuando no se especifica el destinatario.
Conocer los tiempos de trámite y tratamiento archivístico de los diferentes documentos.
Clasificar la correspondencia previamente a su distribución.
Poseer un sistema eficiente de radicación, control y seguimiento de la correspondencia de la empresa.
No tramitar comunicaciones que no reúnan todos los requisitos para su envío, tales como anexos incompletos, estilo o técnicas mecanográficas inadecuadas y en general todos aquellos aspectos que afectan la buena imagen de la empresa.
Hacer seguimiento a la correspondencia de la empresa e informar sobre correspondencia no atendida o anormalidades en el proceso, en primera Instancia a los responsables de atender las comunicaciones y si es necesario a las directivas de la empresa.
Tener excelentes relaciones humanas y atender al público irradiando una imagen positiva de la empresa.
Se relacionan con el manejo y distribución interna y externa de los documentos recibidos o generados por la empresa y la administración del sistema de correo. Para el cumplimiento de estas funciones es necesario tener en cuenta lo siguiente:
Conocer las actividades de la empresa, los servicios que presta y los funcionarios encargados de dar trámite a los diferentes asuntos a fin de realizar la correcta distribución de la correspondencia, incluso cuando no se especifica el destinatario.
Conocer los tiempos de trámite y tratamiento archivístico de los diferentes documentos.
Clasificar la correspondencia previamente a su distribución.
Poseer un sistema eficiente de radicación, control y seguimiento de la correspondencia de la empresa.
No tramitar comunicaciones que no reúnan todos los requisitos para su envío, tales como anexos incompletos, estilo o técnicas mecanográficas inadecuadas y en general todos aquellos aspectos que afectan la buena imagen de la empresa.
Hacer seguimiento a la correspondencia de la empresa e informar sobre correspondencia no atendida o anormalidades en el proceso, en primera Instancia a los responsables de atender las comunicaciones y si es necesario a las directivas de la empresa.
Tener excelentes relaciones humanas y atender al público irradiando una imagen positiva de la empresa.
2. Radicación de documentos
ACTIVIDADES
El Responsable de la recepción debe hacer la asignación de consecutivo, fecha y hora (se hará por medio de un software de correspondencia)
El proceso de radicación consiste en asignar al documento un número mediante el cual se va a identificar y consultar posteriormente; solamente se radican oficios, memorandos, telegramas, fax, correspondencia externa, correspondencia externa institucional y confidencial, haciendo salvedad de que debe radicarse el sobre sin abrir y demás documentos.
No se radican la correspondencia personal, revistas, folletos, publicaciones ni paquetes; sólo se recibe y se entrega al destinatario; si éste considera que dentro de la correspondencia personal hay un asunto que debe radicarse, se hace llegar al grupo de archivo y correspondencia para tal fin.
Si al recibir una comunicación se especifica que es respuesta a una comunicación anterior, se debe hacer el descargue correspondiente al tiempo de espera de respuesta o a la comunicación.
ACCIONES CONTIGENTES.
Aquella correspondencia, a la que no sea posible la identificación del destinatario, debe ser radicada y se debe informar al Jefe de Archivo para evaluar las acciones adicionales necesarias a realizar.
ACTIVIDADES
El Responsable de la recepción debe hacer la asignación de consecutivo, fecha y hora (se hará por medio de un software de correspondencia)
El proceso de radicación consiste en asignar al documento un número mediante el cual se va a identificar y consultar posteriormente; solamente se radican oficios, memorandos, telegramas, fax, correspondencia externa, correspondencia externa institucional y confidencial, haciendo salvedad de que debe radicarse el sobre sin abrir y demás documentos.
No se radican la correspondencia personal, revistas, folletos, publicaciones ni paquetes; sólo se recibe y se entrega al destinatario; si éste considera que dentro de la correspondencia personal hay un asunto que debe radicarse, se hace llegar al grupo de archivo y correspondencia para tal fin.
Si al recibir una comunicación se especifica que es respuesta a una comunicación anterior, se debe hacer el descargue correspondiente al tiempo de espera de respuesta o a la comunicación.
ACCIONES CONTIGENTES.
Aquella correspondencia, a la que no sea posible la identificación del destinatario, debe ser radicada y se debe informar al Jefe de Archivo para evaluar las acciones adicionales necesarias a realizar.
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