Se clasifica como correspondencia interna:
La Sede Administrativa: Cada dependencia que se encuentra dentro de ésta.
Primero de Mayo: Cada dependencia que se encuentra dentro de ésta.
Hospital Cañaveralejo: Cada dependencia que quede dentro de éste y el puesto de salud de San Pascual
Centro de Salud de Terrón Colorado: Cada dependencia que quede dentro de éste y los Puestos de Salud de Bellavista, Vistahermosa, Piloto y la Paz.
Centro de Salud de Siloè: Cada dependencia que quede dentro de éste y los puestos de salud de la Estrella, Brisas de Mayo, Sultana y Sirena.
Centro de Salud Meléndez: Cada dependencia que quede dentro de éste y los puestos de salud de Nápoles, Lourdes, Alto Nápoles y Polvorines.
Centro de Salud de la Buitrera: Cada dependencia que quede dentro de éste y los puestos de salud de Pance, Vorágine, Cascajal, Villa Carmelo, y Hormiguero, Felidia, Saladito, La Leonera, los Andes, Pichindé y Peñas Blancas
Centro de Salud de Montebello: Golondrinas, la Elvira, la Castilla, la Paz
El Proceso de envío de correspondencia interna debe ser realizado por los responsables de cada dependencia; para dar por recibido cualquier comunicación debe colocarse la fecha y hora, nombre claro y firma de quien recibe. Igualmente depositar los datos en la planilla de documentos internos.
martes, 1 de julio de 2008
GUIA 2
OFICINA DE CORRESPONDENCIA
INTRODUCCIÓN
La Red de Salud de Ladera ESE, Por delegación del Estado y debidamente facultada por la Ley, contribuye al bienestar general, al mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos y al desarrollo de la ciudad. Los servicios que presta la Red resultan vitales para la propia supervivencia de la comunidad y al avance de los niveles de bienestar de gran parte de la población caleña. Es comprensible entonces, la necesidad de mantener confianza en la información institucional y lograr la excelencia en la administración y la gestión.
Por la importante labor que desarrolla la Red para el municipio, es necesario que todas sus actividades queden soportadas en documentos, los cuales conformarán la memoria Institucional y nacional en el área de la salud pública.
En este sentido, los archivos son parte fundamental de los recursos informáticos definidos por la Ley que contribuyen a la eficacia, eficiencia, secuencia y transparencia en la información, en el servicio al ciudadano para garantizar los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución. Tales mandatos se derivan de la naturaleza misma de los documentos, que como lenguaje natural de la administración, por los datos y referencias que contienen y por el valor probatorio que les concede la Ley, se toman en el apoyo imprescindible para la toma de decisiones administrativas. Además, los documentos son testimonio fundamental en la rendición de cuentas y el escrutinio social, garantía de la transparencia de la gestión y facilitadores de la participación ciudadana, son susceptibles de constituirse parte de la memoria cultural del país y que por mandato y compromiso ético, es obligación proteger y conservar como el más preciado bien de la empresa.
De lo anterior se concluye que una parte fundamental del Sistema de Información de la empresa, es el Programa de Gestión Documental encargado de administrar todas las comunicaciones y documentos que se generan en desarrollo de las actividades de la empresa. Además, integra el trabajo de personal de diferentes áreas que elaboran y conservan, de acuerdo a lo establecido, los mensajes dentro del proceso de comunicación interna y externa.
La responsabilidad de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información y documentos de archivo, así como de su organización y conservación y la prestación de los servicios archivísticos corresponde a la Gerencia y a los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, de acuerdo con el Articulo 16 de la ley 594 de 2000.
Es igualmente responsabilidad de los funcionarios de archivo trabajar con sujeción a los más rigurosos principios de ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente a lo previsto en su artículo 15, y a las leyes y disposiciones que regulen su labor.
Por la importancia que tiene el Programa de Gestión Documental para la empresa, ya que se constituye en la memoria Institucional, se elaboró el presente Manual de Archivo y Correspondencia, con el cual se pretende brindar una herramienta de gestión a los responsables del manejo del archivo y la correspondencia en toda la entidad y facilitar la implementación de la Tabla de Retención Documental.
1. ESTRUCTURA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
En la Red de Salud Ladera la estructura del archivo es la siguiente: Gerencia, Comité de Archivo, Jefe de Archivo y Auxiliares de Archivo.
Comité de Archivo
Creado como órgano asesor de la Gerencia mediante Acuerdo 012 del 22 de diciembre de 2004, de acuerdo con lo establecido por el Archivo General de la Nación en el Acuerdo 12 del 18 octubre de 1995, y que cumple las siguientes funciones:
Formular las políticas para el manejo, operación, sistematización, conservación, salvaguarda, archivo y disposición de la información archivística relacionada con: el sistema de información archivístico, la expedición del documento y el flujo del documento, los métodos y procedimientos de archivo del documento, el tiempo de conservación del documento, las clases de archivo, la conservación del documento, los mecanismos de consulta y acceso a la información que éste contiene y la depuración y eliminación del documento.
Capacitar y promover las normas y programas de gestión documental, de acuerdo con lo establecido en el artículo 21 de la Ley 594 del 4 de julio de 2000 y demás normas concordante con la materia.
Hacer seguimiento del cumplimiento de las normas de manejo y conservación de la información archivística y de correspondencia en cada una de las dependencias, cuyos responsables deberán hacer cumplir las decisiones adoptadas por el Comité.
Sugerir a la Gerencia los programas de gestión documental a través de los cuales se hará el diagnóstico del sistema archivístico y de correspondencia como soporte de las decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
Proyectar y aprobar las actas de modificación de la Tabla de Retención Documental, TRD, para la Institución las veces que sean requeridas.
Recomendar, cuando así sea necesario, la contratación de asesores o consultores que se requieran en desarrollo de las políticas y programas diseñados por el Comité.
Proyectar para la firma del Gerente los actos administrativos relacionados con el establecimiento y regulación del sistema archivístico para la empresa.
Definir su reglamento interno. El Comité debe tener por lo menos una reunión ordinaria bimensual, la cual deberá ser convocada por el secretario técnico del Comité, y podrá tener reuniones extraordinarias siempre que así sea necesario y lo determine el Comité por convocatoria del secretario técnico.
Las demás que le defina el Gerente y la Ley o sus reglamentos.
Proponer y coordinar la capacitación e inducción del personal de la entidad con relación a la implementación de la Tabla de Retención Documental de acuerdo a lo definido por el Comité de Archivo.
Hacer las sugerencias ante el Comité de Archivo con relación a lo observado en la ejecución de las tareas.
Acompañar a las diferentes áreas de la entidad en la implementación de la Tabla de Retención Documental.
Canalizar las inquietudes de los usuarios del Sistema de Archivístico ante el Comité de Archivo y presentar las posibles soluciones para la aprobación ante el mismo.
Extractar la información necesaria en cada área en que se implante la Tabla de Retención Documental para que se tenga en cuenta en la elaboración del Manual de Archivo por parte del Comité de Archivo de la entidad.
INTRODUCCIÓN
La Red de Salud de Ladera ESE, Por delegación del Estado y debidamente facultada por la Ley, contribuye al bienestar general, al mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos y al desarrollo de la ciudad. Los servicios que presta la Red resultan vitales para la propia supervivencia de la comunidad y al avance de los niveles de bienestar de gran parte de la población caleña. Es comprensible entonces, la necesidad de mantener confianza en la información institucional y lograr la excelencia en la administración y la gestión.
Por la importante labor que desarrolla la Red para el municipio, es necesario que todas sus actividades queden soportadas en documentos, los cuales conformarán la memoria Institucional y nacional en el área de la salud pública.
En este sentido, los archivos son parte fundamental de los recursos informáticos definidos por la Ley que contribuyen a la eficacia, eficiencia, secuencia y transparencia en la información, en el servicio al ciudadano para garantizar los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución. Tales mandatos se derivan de la naturaleza misma de los documentos, que como lenguaje natural de la administración, por los datos y referencias que contienen y por el valor probatorio que les concede la Ley, se toman en el apoyo imprescindible para la toma de decisiones administrativas. Además, los documentos son testimonio fundamental en la rendición de cuentas y el escrutinio social, garantía de la transparencia de la gestión y facilitadores de la participación ciudadana, son susceptibles de constituirse parte de la memoria cultural del país y que por mandato y compromiso ético, es obligación proteger y conservar como el más preciado bien de la empresa.
De lo anterior se concluye que una parte fundamental del Sistema de Información de la empresa, es el Programa de Gestión Documental encargado de administrar todas las comunicaciones y documentos que se generan en desarrollo de las actividades de la empresa. Además, integra el trabajo de personal de diferentes áreas que elaboran y conservan, de acuerdo a lo establecido, los mensajes dentro del proceso de comunicación interna y externa.
La responsabilidad de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información y documentos de archivo, así como de su organización y conservación y la prestación de los servicios archivísticos corresponde a la Gerencia y a los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, de acuerdo con el Articulo 16 de la ley 594 de 2000.
Es igualmente responsabilidad de los funcionarios de archivo trabajar con sujeción a los más rigurosos principios de ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente a lo previsto en su artículo 15, y a las leyes y disposiciones que regulen su labor.
Por la importancia que tiene el Programa de Gestión Documental para la empresa, ya que se constituye en la memoria Institucional, se elaboró el presente Manual de Archivo y Correspondencia, con el cual se pretende brindar una herramienta de gestión a los responsables del manejo del archivo y la correspondencia en toda la entidad y facilitar la implementación de la Tabla de Retención Documental.
1. ESTRUCTURA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
En la Red de Salud Ladera la estructura del archivo es la siguiente: Gerencia, Comité de Archivo, Jefe de Archivo y Auxiliares de Archivo.
Comité de Archivo
Creado como órgano asesor de la Gerencia mediante Acuerdo 012 del 22 de diciembre de 2004, de acuerdo con lo establecido por el Archivo General de la Nación en el Acuerdo 12 del 18 octubre de 1995, y que cumple las siguientes funciones:
Formular las políticas para el manejo, operación, sistematización, conservación, salvaguarda, archivo y disposición de la información archivística relacionada con: el sistema de información archivístico, la expedición del documento y el flujo del documento, los métodos y procedimientos de archivo del documento, el tiempo de conservación del documento, las clases de archivo, la conservación del documento, los mecanismos de consulta y acceso a la información que éste contiene y la depuración y eliminación del documento.
Capacitar y promover las normas y programas de gestión documental, de acuerdo con lo establecido en el artículo 21 de la Ley 594 del 4 de julio de 2000 y demás normas concordante con la materia.
Hacer seguimiento del cumplimiento de las normas de manejo y conservación de la información archivística y de correspondencia en cada una de las dependencias, cuyos responsables deberán hacer cumplir las decisiones adoptadas por el Comité.
Sugerir a la Gerencia los programas de gestión documental a través de los cuales se hará el diagnóstico del sistema archivístico y de correspondencia como soporte de las decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
Proyectar y aprobar las actas de modificación de la Tabla de Retención Documental, TRD, para la Institución las veces que sean requeridas.
Recomendar, cuando así sea necesario, la contratación de asesores o consultores que se requieran en desarrollo de las políticas y programas diseñados por el Comité.
Proyectar para la firma del Gerente los actos administrativos relacionados con el establecimiento y regulación del sistema archivístico para la empresa.
Definir su reglamento interno. El Comité debe tener por lo menos una reunión ordinaria bimensual, la cual deberá ser convocada por el secretario técnico del Comité, y podrá tener reuniones extraordinarias siempre que así sea necesario y lo determine el Comité por convocatoria del secretario técnico.
Las demás que le defina el Gerente y la Ley o sus reglamentos.
Proponer y coordinar la capacitación e inducción del personal de la entidad con relación a la implementación de la Tabla de Retención Documental de acuerdo a lo definido por el Comité de Archivo.
Hacer las sugerencias ante el Comité de Archivo con relación a lo observado en la ejecución de las tareas.
Acompañar a las diferentes áreas de la entidad en la implementación de la Tabla de Retención Documental.
Canalizar las inquietudes de los usuarios del Sistema de Archivístico ante el Comité de Archivo y presentar las posibles soluciones para la aprobación ante el mismo.
Extractar la información necesaria en cada área en que se implante la Tabla de Retención Documental para que se tenga en cuenta en la elaboración del Manual de Archivo por parte del Comité de Archivo de la entidad.
Las funciones de correspondencia
Se relacionan con el manejo y distribución interna y externa de los documentos recibidos o generados por la empresa y la administración del sistema de correo. Para el cumplimiento de estas funciones es necesario tener en cuenta lo siguiente:
Conocer las actividades de la empresa, los servicios que presta y los funcionarios encargados de dar trámite a los diferentes asuntos a fin de realizar la correcta distribución de la correspondencia, incluso cuando no se especifica el destinatario.
Conocer los tiempos de trámite y tratamiento archivístico de los diferentes documentos.
Clasificar la correspondencia previamente a su distribución.
Poseer un sistema eficiente de radicación, control y seguimiento de la correspondencia de la empresa.
No tramitar comunicaciones que no reúnan todos los requisitos para su envío, tales como anexos incompletos, estilo o técnicas mecanográficas inadecuadas y en general todos aquellos aspectos que afectan la buena imagen de la empresa.
Hacer seguimiento a la correspondencia de la empresa e informar sobre correspondencia no atendida o anormalidades en el proceso, en primera Instancia a los responsables de atender las comunicaciones y si es necesario a las directivas de la empresa.
Tener excelentes relaciones humanas y atender al público irradiando una imagen positiva de la empresa.
Se relacionan con el manejo y distribución interna y externa de los documentos recibidos o generados por la empresa y la administración del sistema de correo. Para el cumplimiento de estas funciones es necesario tener en cuenta lo siguiente:
Conocer las actividades de la empresa, los servicios que presta y los funcionarios encargados de dar trámite a los diferentes asuntos a fin de realizar la correcta distribución de la correspondencia, incluso cuando no se especifica el destinatario.
Conocer los tiempos de trámite y tratamiento archivístico de los diferentes documentos.
Clasificar la correspondencia previamente a su distribución.
Poseer un sistema eficiente de radicación, control y seguimiento de la correspondencia de la empresa.
No tramitar comunicaciones que no reúnan todos los requisitos para su envío, tales como anexos incompletos, estilo o técnicas mecanográficas inadecuadas y en general todos aquellos aspectos que afectan la buena imagen de la empresa.
Hacer seguimiento a la correspondencia de la empresa e informar sobre correspondencia no atendida o anormalidades en el proceso, en primera Instancia a los responsables de atender las comunicaciones y si es necesario a las directivas de la empresa.
Tener excelentes relaciones humanas y atender al público irradiando una imagen positiva de la empresa.
2. Radicación de documentos
ACTIVIDADES
El Responsable de la recepción debe hacer la asignación de consecutivo, fecha y hora (se hará por medio de un software de correspondencia)
El proceso de radicación consiste en asignar al documento un número mediante el cual se va a identificar y consultar posteriormente; solamente se radican oficios, memorandos, telegramas, fax, correspondencia externa, correspondencia externa institucional y confidencial, haciendo salvedad de que debe radicarse el sobre sin abrir y demás documentos.
No se radican la correspondencia personal, revistas, folletos, publicaciones ni paquetes; sólo se recibe y se entrega al destinatario; si éste considera que dentro de la correspondencia personal hay un asunto que debe radicarse, se hace llegar al grupo de archivo y correspondencia para tal fin.
Si al recibir una comunicación se especifica que es respuesta a una comunicación anterior, se debe hacer el descargue correspondiente al tiempo de espera de respuesta o a la comunicación.
ACCIONES CONTIGENTES.
Aquella correspondencia, a la que no sea posible la identificación del destinatario, debe ser radicada y se debe informar al Jefe de Archivo para evaluar las acciones adicionales necesarias a realizar.
ACTIVIDADES
El Responsable de la recepción debe hacer la asignación de consecutivo, fecha y hora (se hará por medio de un software de correspondencia)
El proceso de radicación consiste en asignar al documento un número mediante el cual se va a identificar y consultar posteriormente; solamente se radican oficios, memorandos, telegramas, fax, correspondencia externa, correspondencia externa institucional y confidencial, haciendo salvedad de que debe radicarse el sobre sin abrir y demás documentos.
No se radican la correspondencia personal, revistas, folletos, publicaciones ni paquetes; sólo se recibe y se entrega al destinatario; si éste considera que dentro de la correspondencia personal hay un asunto que debe radicarse, se hace llegar al grupo de archivo y correspondencia para tal fin.
Si al recibir una comunicación se especifica que es respuesta a una comunicación anterior, se debe hacer el descargue correspondiente al tiempo de espera de respuesta o a la comunicación.
ACCIONES CONTIGENTES.
Aquella correspondencia, a la que no sea posible la identificación del destinatario, debe ser radicada y se debe informar al Jefe de Archivo para evaluar las acciones adicionales necesarias a realizar.
lunes, 16 de junio de 2008
jueves, 1 de mayo de 2008
D. GESTION DOCUMENTAL
ESTRUCTURA DE ARCHIVO
En la Red de Salud Ladera la estructura del archivo es la siguiente: Gerencia, Comité de Archivo, Jefe de Gestión Documental y Auxiliares de Archivo.
Comité de Archivo
Creado como órgano asesor de la Gerencia mediante Acuerdo 012 del 22 de diciembre de 2004, de acuerdo con lo establecido por el Archivo General de la Nación en el Acuerdo 12 del 18 octubre de 1995.
Jefe de Gestion Documental
Está encargado de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo, además de su organización y conservación, manejo de los documentos, distribución interna y externa, documentos recibidos o generados por él, la administración del sistema de correo, así como la prestación de servicios archivísticos, entre otras. Las funciones son:
Proponer el plan de selección, transferencia y eliminación de documentos para presentarlo al Subgerencia Administrativa Financiera y facilitar los mecanismos para que sea efectivo de acuerdo con los criterios de la TRD.
Proponer el plan para la conservación de documentos.
Rendir y evaluar el informe de atención al público, actividades programas y proyectos desarrollados durante el período ante el superior inmediato y proponer mecanismos para optimizar esta labor.
Proponer el plan de capacitación para el recurso humano de su área.
Sugerir las políticas, planes y programas para la selección, eliminación, transferencia, conservación y limpieza anual de archivos de gestión, central e histórico y verificar su cumplimiento conforme a la TRD y demás normas legales.
Responder por el correcto manejo de recursos del archivo central e histórico.
Proponer procedimientos o instrumentos requeridos para el óptimo funcionamiento del archivo central e histórico.
Recibir, organizar y clasificar los archivos por año, conforme a los criterios de la TRD y las normas técnicas de manejo de archivos.
Recibir los archivos de las diferentes dependencias.
Revisar los listados enviados por las dependencias.
Organizar los archivos por años y por dependencia.
Facilitar la consulta de los documentos que reposan en el archivo central e histórico.
Proponer planes, programas, procedimientos y mecanismos de control para optimizar las funciones y actividades propias de su área en concordancia con los planes y programas de la empresa.
Rendir informe anual, o cuando así sea requerido, de las actividades, programas y proyectos desarrollados durante el período.
Hacer un plan de capacitación anual para el recurso humano de su área y presentarlo a su superior inmediato.
Administrar, controlar y custodiar los bienes y el recurso humano asignado para el cumplimiento de sus funciones.
En la Red de Salud Ladera la estructura del archivo es la siguiente: Gerencia, Comité de Archivo, Jefe de Gestión Documental y Auxiliares de Archivo.
Comité de Archivo
Creado como órgano asesor de la Gerencia mediante Acuerdo 012 del 22 de diciembre de 2004, de acuerdo con lo establecido por el Archivo General de la Nación en el Acuerdo 12 del 18 octubre de 1995.
Jefe de Gestion Documental
Está encargado de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo, además de su organización y conservación, manejo de los documentos, distribución interna y externa, documentos recibidos o generados por él, la administración del sistema de correo, así como la prestación de servicios archivísticos, entre otras. Las funciones son:
Proponer el plan de selección, transferencia y eliminación de documentos para presentarlo al Subgerencia Administrativa Financiera y facilitar los mecanismos para que sea efectivo de acuerdo con los criterios de la TRD.
Proponer el plan para la conservación de documentos.
Rendir y evaluar el informe de atención al público, actividades programas y proyectos desarrollados durante el período ante el superior inmediato y proponer mecanismos para optimizar esta labor.
Proponer el plan de capacitación para el recurso humano de su área.
Sugerir las políticas, planes y programas para la selección, eliminación, transferencia, conservación y limpieza anual de archivos de gestión, central e histórico y verificar su cumplimiento conforme a la TRD y demás normas legales.
Responder por el correcto manejo de recursos del archivo central e histórico.
Proponer procedimientos o instrumentos requeridos para el óptimo funcionamiento del archivo central e histórico.
Recibir, organizar y clasificar los archivos por año, conforme a los criterios de la TRD y las normas técnicas de manejo de archivos.
Recibir los archivos de las diferentes dependencias.
Revisar los listados enviados por las dependencias.
Organizar los archivos por años y por dependencia.
Facilitar la consulta de los documentos que reposan en el archivo central e histórico.
Proponer planes, programas, procedimientos y mecanismos de control para optimizar las funciones y actividades propias de su área en concordancia con los planes y programas de la empresa.
Rendir informe anual, o cuando así sea requerido, de las actividades, programas y proyectos desarrollados durante el período.
Hacer un plan de capacitación anual para el recurso humano de su área y presentarlo a su superior inmediato.
Administrar, controlar y custodiar los bienes y el recurso humano asignado para el cumplimiento de sus funciones.
miércoles, 30 de abril de 2008
C. DIAGNOSTICO
COMO SE ENCONTRÓ EL ÁREA
• No existía el área ni responsable de archivo.
• No existía un Programa de Gestión Documental para responder por los planes y programas del Archivo General de la Nación.
• Los archivos de Historias Clínicas de las 39 IPS no se encontraban estandarizados y sin criterios archivísticos definidos.
• No existían los recursos físicos necesarios para el buen funcionamiento de los archivos de la institución.
• No existía un equipo de trabajo para realizar la gestión de archivo
• El personal que realizaba funciones en el archivo no se encontraba capacitado para cumplir sus labores de acuerdo a la normativa de historias clínicas.
• Falta de cumplimiento de la ley 594 de 2000 Ley General de Archivos y otras disposiciones.
• No existían procedimientos establecidos ni un manual de guías para el archivo
ACCIONES REALIZADAS
• Conformación del Comité de Archivo de la empresa y asignación de un responsable de archivo.
• Elaboración del Programa de Gestión Documental de la Red.
• Capacitación sobre normatividad vigente de historias Clínicas a los auxiliares de archivo
• Organización de los archivos de historias clínicas de las 37 IPS.
• Inventario de historias clínicas de las 37IPS.
• Cronograma de visitas realizado a todas las IPS para seguimiento del Plan de mejoramiento
• Realización de la Encuesta Estudio Documental para la elaboración de la Tabla de Retención Documental.
• Tabla de Retención Documental actualizada de acuerdo con los procesos y procedimientos de la empresa.
• De acuerdo con el diagnostico realizado de las necesidades de los archivos administrativos de la Red (insumos, espacio físico y capacitación), se aprobó la compra de insumos y la capacitación esta sujeta a la aprobación de la Tabla de Retención Documental
• Manual de Archivo
• Acompañamiento al Comité de H.C para las evaluaciones de las Historias Clínicas.
COMO ESTÁ EL ÁREA HOY
• Cuenta con una persona responsable del área de archivo.
• Los archivos de historias clínicas se encuentran ordenados y cuentan con los insumos necesarios para su buen funcionamiento.
• La Tabla de Retención Documental se encuentra radicada en el Consejo Municipal de Archivo.
• Personal capacitado para el adecuado manejo de la Historia Clínica.
• Conciencia institucional sobre la importancia de los documentos de la empresa.
PROYECTOS FUTUROS
• Implementación de software de ventanilla única y programa de Gestión documental
• Ubicación del Archivo Central
• Organización de los fondos acumulados
• Digitalización y microfilmación de la Historia Clínica y otros documentos.
• No existía el área ni responsable de archivo.
• No existía un Programa de Gestión Documental para responder por los planes y programas del Archivo General de la Nación.
• Los archivos de Historias Clínicas de las 39 IPS no se encontraban estandarizados y sin criterios archivísticos definidos.
• No existían los recursos físicos necesarios para el buen funcionamiento de los archivos de la institución.
• No existía un equipo de trabajo para realizar la gestión de archivo
• El personal que realizaba funciones en el archivo no se encontraba capacitado para cumplir sus labores de acuerdo a la normativa de historias clínicas.
• Falta de cumplimiento de la ley 594 de 2000 Ley General de Archivos y otras disposiciones.
• No existían procedimientos establecidos ni un manual de guías para el archivo
ACCIONES REALIZADAS
• Conformación del Comité de Archivo de la empresa y asignación de un responsable de archivo.
• Elaboración del Programa de Gestión Documental de la Red.
• Capacitación sobre normatividad vigente de historias Clínicas a los auxiliares de archivo
• Organización de los archivos de historias clínicas de las 37 IPS.
• Inventario de historias clínicas de las 37IPS.
• Cronograma de visitas realizado a todas las IPS para seguimiento del Plan de mejoramiento
• Realización de la Encuesta Estudio Documental para la elaboración de la Tabla de Retención Documental.
• Tabla de Retención Documental actualizada de acuerdo con los procesos y procedimientos de la empresa.
• De acuerdo con el diagnostico realizado de las necesidades de los archivos administrativos de la Red (insumos, espacio físico y capacitación), se aprobó la compra de insumos y la capacitación esta sujeta a la aprobación de la Tabla de Retención Documental
• Manual de Archivo
• Acompañamiento al Comité de H.C para las evaluaciones de las Historias Clínicas.
COMO ESTÁ EL ÁREA HOY
• Cuenta con una persona responsable del área de archivo.
• Los archivos de historias clínicas se encuentran ordenados y cuentan con los insumos necesarios para su buen funcionamiento.
• La Tabla de Retención Documental se encuentra radicada en el Consejo Municipal de Archivo.
• Personal capacitado para el adecuado manejo de la Historia Clínica.
• Conciencia institucional sobre la importancia de los documentos de la empresa.
PROYECTOS FUTUROS
• Implementación de software de ventanilla única y programa de Gestión documental
• Ubicación del Archivo Central
• Organización de los fondos acumulados
• Digitalización y microfilmación de la Historia Clínica y otros documentos.
B. RED DE SALUD LADERA ESE - Reseña Histórica
El Acuerdo 106 de diciembre de 2003, del Concejo Municipal, creó cinco Empresas Sociales del Estado en el Municipio de Santiago de Cali, como una categoría especial de entidad pública, descentralizada del orden municipal, dotadas de personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente, adscritas a la Secretaria de Salud Pública Municipal de Santiago de Cali, una de las cinco Empresas Sociales del Estado es la RED DE SALUD DE LADERA.
La RED DE SALUD DE LADERA tiene como objeto prestar servicios de salud, como un servicio público de seguridad social en salud a cargo del Municipio, que contribuya al mantenimiento del estado de salud de la población en sus áreas de influencia; como capacidad para ofrecer servicios de promoción y prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación, acorde con las necesidades determinadas en el perfil epidemiológico y con sujeción al Plan Sectorial de Salud y al Plan de Desarrollo del Municipio.
La RED DE SALUD DE LADERA, se compone de 37 instituciones prestadoras de servicios de salud, que responden a niveles jerárquicos dentro del primer nivel de atención, distribuidas de la siguiente manera:
1 Hospital de primer nivel de atención: Centro Hospital Cañaveralejo
• 6 Instituciones de salud con características de Centros de Salud:
Montebello, Lourdes, Terrón Colorado, Siloé, Primero de Mayo y Meléndez.
• 13 Puestos de Salud en el área urbana:
La Paz, Vista Hermosa, Fray Damián, El Piloto, Alto Nápoles, Polvorines, Nápoles, Bellavista, Brisas de Mayo, La Sultana, La Estrella, La Sirena y Belén.
• 19 Puestos de Salud en el área rural:
Cascajal, Pance, la Vorágine, La Leonera, Pichindè, Golondrinas, La Paz, Los Andes, Alto Aguacatal, El Otoño, La Buitrera, Villacarmelo, Felidia, Peñas Blancas, Saladito, La Castilla, El Hormiguero, La Elvira y Rosario.
La RED DE SALUD DE LADERA tiene como objeto prestar servicios de salud, como un servicio público de seguridad social en salud a cargo del Municipio, que contribuya al mantenimiento del estado de salud de la población en sus áreas de influencia; como capacidad para ofrecer servicios de promoción y prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación, acorde con las necesidades determinadas en el perfil epidemiológico y con sujeción al Plan Sectorial de Salud y al Plan de Desarrollo del Municipio.
La RED DE SALUD DE LADERA, se compone de 37 instituciones prestadoras de servicios de salud, que responden a niveles jerárquicos dentro del primer nivel de atención, distribuidas de la siguiente manera:
1 Hospital de primer nivel de atención: Centro Hospital Cañaveralejo
• 6 Instituciones de salud con características de Centros de Salud:
Montebello, Lourdes, Terrón Colorado, Siloé, Primero de Mayo y Meléndez.
• 13 Puestos de Salud en el área urbana:
La Paz, Vista Hermosa, Fray Damián, El Piloto, Alto Nápoles, Polvorines, Nápoles, Bellavista, Brisas de Mayo, La Sultana, La Estrella, La Sirena y Belén.
• 19 Puestos de Salud en el área rural:
Cascajal, Pance, la Vorágine, La Leonera, Pichindè, Golondrinas, La Paz, Los Andes, Alto Aguacatal, El Otoño, La Buitrera, Villacarmelo, Felidia, Peñas Blancas, Saladito, La Castilla, El Hormiguero, La Elvira y Rosario.
.
AlGUNAS NORMAS QUE LO REGLAMENTAN
.
CONSTITUCIÓN POLÍTICA
Constitución Política de Colombia
Artículos 1, 2, 11, 12, 13, 18, 23, 42, 44, 49, 50, 54, 60, 64, 78, 79, 86, 87, 88, 89, 95, 103, 106, 300, 336, 356, 365, 366
.
Constitución Política de Colombia
Artículos 1, 2, 11, 12, 13, 18, 23, 42, 44, 49, 50, 54, 60, 64, 78, 79, 86, 87, 88, 89, 95, 103, 106, 300, 336, 356, 365, 366
.
LEYES
Ley 872 de diciembre 30 de 2003
Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público yen otras entidades prestadoras de servicios.
Ley 734 de febrero 5 de 2002
"Por la cual se expide el Código Disciplinarios Único" (Reforma a la Ley 200 de 1995)
Ley 715 de diciembre 21 de 2001
"Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los Artículos 151, 288,356 y 357 (Acto legislativo 01 de 2001) en la constitución política, y se dictan otras disposiciones para organizar la presentación de
Ley 594 de Julio 14 de 2000
Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones
Ley 489 de diciembre 22 de 1998
"Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento en las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas numerales 15 y 16 del Artículo 189 de
Ley 344 de diciembre 27 de 1996
"Por la cual se dictan normas tendientes a la racionalización del gasto público, se conceden unas facultades extraordinarias y se expiden otras disposiciones (Art.20, 21, 22 y 23)".
Ley 269 de febrero 29 de 1996
"Por el cual se regula parcialmente el Artículo 128 de la constitución política, en relación con quienes prestan servicios de salud de las entidades de derecho público".
Ley 266 de enero 25 de 1996
" Por la cual se reglamentan la profesión de enfermería en Colombia y se dictan otras disposiciones".
Ley 872 de diciembre 30 de 2003
Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público yen otras entidades prestadoras de servicios.
Ley 734 de febrero 5 de 2002
"Por la cual se expide el Código Disciplinarios Único" (Reforma a la Ley 200 de 1995)
Ley 715 de diciembre 21 de 2001
"Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los Artículos 151, 288,356 y 357 (Acto legislativo 01 de 2001) en la constitución política, y se dictan otras disposiciones para organizar la presentación de
Ley 594 de Julio 14 de 2000
Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones
Ley 489 de diciembre 22 de 1998
"Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento en las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas numerales 15 y 16 del Artículo 189 de
Ley 344 de diciembre 27 de 1996
"Por la cual se dictan normas tendientes a la racionalización del gasto público, se conceden unas facultades extraordinarias y se expiden otras disposiciones (Art.20, 21, 22 y 23)".
Ley 269 de febrero 29 de 1996
"Por el cual se regula parcialmente el Artículo 128 de la constitución política, en relación con quienes prestan servicios de salud de las entidades de derecho público".
Ley 266 de enero 25 de 1996
" Por la cual se reglamentan la profesión de enfermería en Colombia y se dictan otras disposiciones".
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