C. DIAGNOSTICO

COMO SE ENCONTRÓ EL ÁREA

• No existía el área ni responsable de archivo.

• No existía un Programa de Gestión Documental para responder por los planes y programas del Archivo General de la Nación.

• Los archivos de Historias Clínicas de las 39 IPS no se encontraban estandarizados y sin criterios archivísticos definidos.

• No existían los recursos físicos necesarios para el buen funcionamiento de los archivos de la institución.

• No existía un equipo de trabajo para realizar la gestión de archivo

• El personal que realizaba funciones en el archivo no se encontraba capacitado para cumplir sus labores de acuerdo a la normativa de historias clínicas.

• Falta de cumplimiento de la ley 594 de 2000 Ley General de Archivos y otras disposiciones.

• No existían procedimientos establecidos ni un manual de guías para el archivo


ACCIONES REALIZADAS

• Conformación del Comité de Archivo de la empresa y asignación de un responsable de archivo.

• Elaboración del Programa de Gestión Documental de la Red.

• Capacitación sobre normatividad vigente de historias Clínicas a los auxiliares de archivo

• Organización de los archivos de historias clínicas de las 37 IPS.

• Inventario de historias clínicas de las 37IPS.

• Cronograma de visitas realizado a todas las IPS para seguimiento del Plan de mejoramiento

• Realización de la Encuesta Estudio Documental para la elaboración de la Tabla de Retención Documental.

• Tabla de Retención Documental actualizada de acuerdo con los procesos y procedimientos de la empresa.

• De acuerdo con el diagnostico realizado de las necesidades de los archivos administrativos de la Red (insumos, espacio físico y capacitación), se aprobó la compra de insumos y la capacitación esta sujeta a la aprobación de la Tabla de Retención Documental

• Manual de Archivo

• Acompañamiento al Comité de H.C para las evaluaciones de las Historias Clínicas.


COMO ESTÁ EL ÁREA HOY

• Cuenta con una persona responsable del área de archivo.

• Los archivos de historias clínicas se encuentran ordenados y cuentan con los insumos necesarios para su buen funcionamiento.

• La Tabla de Retención Documental se encuentra radicada en el Consejo Municipal de Archivo.

• Personal capacitado para el adecuado manejo de la Historia Clínica.

• Conciencia institucional sobre la importancia de los documentos de la empresa.

PROYECTOS FUTUROS

• Implementación de software de ventanilla única y programa de Gestión documental

• Ubicación del Archivo Central

• Organización de los fondos acumulados

• Digitalización y microfilmación de la Historia Clínica y otros documentos.